December 12, 2010

来年こそ、脱、情報の行き違い/迷子!~手帳選びのその前に~


皆さんは、「あなた!今週日曜日は子供の保護者会があるって、前に言ったじゃない!」と妻に責められたことはないでしょうか?
また、「年賀状の宛名を書くのに、xxxxさんからだいぶ前に引越しましたってハガキ来てたけど、あれどこにいったっけー?」と今まさにお悩みの方、多いのではないでしょうか?

私自身もこのような、「ミスコミュニケーション」や「情報の迷子」を今まで数多く経験してきました。これら問題は一見すると症状が異なるのですが、「情報がうまく管理できていない」という同じ原因を共通しています。そんな経験のお陰もあって(^_^;)、いくつか実践に移し、今でもカイゼンを行っている情報管理のやり方を、つながる為と行動する為に分けてご紹介したいと思います。


つながる為の情報 [コンタクト]

つながる為に必要な情報には主に、メールアドレス、電話番号、住所があります。これらの情報はそれほど更新頻度は高くないものの、人数が多いと量も膨らむ情報です。加えて、散在し、散らかりやすい情報でもあります。先の例のように、友人からの住所変更やメールアドレスのアップデート情報も放っておかれるのが大半でないでしょうか?


そこでお薦めなのが、ウェブ上のサービスを利用した連絡先の一元管理です。念を押したいのですが“一元管理”というのが肝です。いろんな所にではなく、一か所に管理するのです。私はGoogleの提供するGmailのコンタクトを使っています。友人から連絡先変更の旨を受けたら、いの一番に必ずこのコンタクトにつっこみます。注意しなくてはいけないのがその手のアップデート情報は携帯メールに来ることが多いのですが、携帯電話に入れるだけでなく、必ず一元管理の場所につっこんで下さい。例えば、その携帯に来たメールをGmailに転送しておいて、後からでもいいのできちんとウェブ上の決まった場所に情報をしまいこむのです。(携帯が対応していて、直接Gmailコンタクトなどウェブ上の連絡先に更新できる場合はそれが一番です。)見落しがちですが、署名を付けてメールを送ってくれた人の署名の情報や、CC付きのメールのCCにあるメールアドレスなども、合わせて突っ込んでおくと、後からメールの山をかき分ける手間が省けます。
ちなみにネタばれですが、知人から出産の連絡を受けたら、その子の名前、生年月日、性別を合わせて記入したり、いつお会いしたかなど、ちょっとした事を個人情報と合わせて記録することにしています。年に1回会う人に毎回、「お譲ちゃん、いくつになりました?」と聞くより「xx(子供の名前)ちゃん今年で3歳、もう幼稚園だね!」の方が、いかに相手の心に響くことか。

ウェブ上で管理すると、インターネット接続の環境さえあれば、どこにいてもその情報にアクセスし確認・更新できることがメリットです。しかし本当のメリットは情報の引越しの手間が省けることと紛失の心配がないという点です。私自身Gmailコンタクトに本格移行する前は、MSアウトルックで連絡先管理していた為、パソコン買い替えのたびにエクスポート、インポートを繰り返す必要がありました。また、データの紛失が怖かった為、定期的な携帯&アウトルックのバックアップにも時間をとられました。(余談ですが、アウトルック以前は、紙小さな手帳のような住所録帳なるものに手書きで書いておりました。時代が感じられますねー。)Yahoohotmailも同様のサービスがあるので自分の利用しているウェブメールが提供する連絡先管理を利用してみてはいかがでしょうか。

行動の為の情報 [スケジュール]

行動の為の情報、スケジュールについての情報管理です。ビジネスでもプライベートでも予定の急な変更などはよくあること。連絡先ほどは横の広がりを持つわけではないですが、逐次の更新が必要な情報です。スピーディーな情報へのアクセスがキーとなります。スケジュールの更新を怠ったり、後手になったりすると、ダブルブッキングや予定そのものをすっかり忘れるという問題が起こる為、予定が入ったら即座に記録することが重要です。また、予定は自分にだけ影響を及ぼすものとは限らず、他人の予定とも相互に影響することがあります。一緒に何かをする場合とか相手の都合を考慮して自分の予定を調整する必要があります。互いに独立なら事はシンプルですが、そうもいかない場合があります。

このような性質から、スケジュールは2通りの手段で分けて管理することをお薦めします。一つは、自分に関するスケジュールは手帳に記録。インターネット接続の環境がない場所でも手帳は常に持ち歩くことで、真に、場所と時間を選ばずにいつでも予定を漏らさず記録できます。(手帳ならバッテリー切れの心配もないですしね。)やはりここはアナログに頼る部分です。
もう一つは共有の必要のあるスケジュールをウェブ上で管理することです。例えば、冒頭の例にもあるような妻との口約束を見落したといった問題に対しては、即座にその予定を自分の手帳に書き込めばよいのですが、なかなか出来るものではありません。そこで、お互いに予定をオープンにし、公開し、更新し合う必要があります。この場合はウェブでの管理が非常に便利です。但し、一つ注意です。一人で実行しても意味がないので、参加者みんなの協力が不可欠です。「そんな、ウェブのカレンダーにいちいち記録するのは面倒だ!」といった抵抗勢力に対してその必要性を説く必要があります。くどくど、メリットを説明してもたいがい実感を持ってもらえない場合もあるので、その時はアカウントを作ってあげて、まずは始めてみようと半強制的に実行に移してしまいましょう。案ずるより産むがやすしですね。

私の場合、Googleカレンダーを使用しています。共有の必要がある人を自分のカレンダー「マイカレンダー」に追加し、相互に閲覧、更新できるようにします。例えば、年末年始の新幹線のチケットの事前購入など、一人では忘れてしまいそうな予定も二人以上なら誰かが気付いてカレンダーに入れておくことで、確実購入、家族全体が、車両間の立ちっぱなしを免れることが出来るといった具合です。スケジュールの漏れの可能性が低くなるというメリットの他にも、グループ(夫婦間など)で予定を決める必要がある時、お互いの予定をいちいちメールで調整してから、いついつと結論を出すにも時間がかかりがちですが、その工程数と反応時間が格段に改善するという利点もあります
また、点数を稼ぎたいお父さん方は、記念日なども合わせて記入しておくとよいでしょう、リマインダー付きで!(Googleカレンダーには、事前の希望するタイミングに予定の事前告知をする機能が付いています。携帯のメールアドレスを設定しておけば、予定の事前告知が携帯のメールあてに飛んできます。)


私が高校生だった頃はポケベルが全盛の時代で、当時の流行に疎かった私は、公衆電話のブラインドタッチを極めた友人の発する724106*などもろくに解読できずに、自分って情報難民だなーと、幼いながら感じたものでした。それから時代も進み、情報の伝達速度と伝達量が指数的に増えて行くこれからの世の中、できるだけ手間をかけずに、的確なコミュニケーションをとれるよう、使える情報技術はうまく利用したいものですね。(最先端にこだわらずとも、従来の方法が勝ればそれを使い続けるもよし!)


余談:
ちなみに、年賀状を作っていて思ったのですが、年々年賀状が減っている要因の一つの仮説として「住所録の準備・更新に手間がかかる」ということがあるのではないでしょうか?その手間を、年賀状の受け取り主が持つシステムとして、一部Mixiなどが、住所を書く必要がない年賀状といったサービス「ミクシィ年賀状」を提供しています。はたして普及の程はいかに??手間の軽減が必要と言っておいたのですが、ちょっとした手間をかけることで、より気持ちが伝わるという点も忘れてはいけません。
郵便年賀.jpの広告ではありますが、日経ビジネス2010.12.6号でワタミCEO渡辺美樹氏が自身の年賀状の実例を公開していました。彼はその年の夢にまつわるメッセージを手書きで心をこめて書いているそうです。そのような年賀状を貰った側の気持ちは察するまでもないですね。書いてある内容よりもむしろ、そのような多忙を極める人がわざわざ手書きで私の為に一筆くれたという、そのこと自身に心動かされることでしょう。有限な時間。効率的に行うべきところ、それによって生まれた余裕時間を費やし手間をかけるべきところ、見極めていきたいところです。


ちなみに、 *724106=何してる? でした。ちゃんちゃん。